Logiciels d’entreprises : des équipements aujourd’hui indispensables

L’outil informatique a pris une importance croissante dans la vie quotidienne des entreprises, au point de devenir incontournable, et ce à tous les niveaux et pour toutes les fonctions. S’équiper des outils nécessaires est donc une obligation pour les entreprises, qui doivent cependant veiller à ce que les équipements soient d’une utilisation simple et répondent également à leurs besoins spécifiques.

L’informatique, un outil présent à tous les niveaux de l’entreprise

Faisons un retour en arrière, de seulement quelques années. A cette époque pas si lointaine, nous devions communiquer par courrier ou par téléphone, les factures et autres écritures comptables étaient rangées dans des registres dédiés, et échanger avec des collaborateurs travaillant sur d’autres sites de l’entreprise était complexe et chronophage. A cette époque, la gestion des plannings exigeait de remplir de nombreux formulaires papiers, et les échanges avec les différentes administrations comme avec les partenaires pouvait vite devenir fastidieux. Il en était de même pour le suivi des commandes, ou des comptes clients.

L’outil informatique a permis de répondre à ces nombreuses problématiques, faisant fi des distances et apportant une fluidité de gestion que les entreprises n’avaient jusqu’alors jamais connue. Cet essor, permis par un progrès technique à la rapidité somme toute stupéfiante pour peu qu’on s’y arrête, a véritablement révolutionné nos manières de travailler : plus aucune entreprise, sauf peut-être les plus petites d’entre elles, n’imagine aujourd’hui se passer de l’outil informatique ─ ce n’est d’ailleurs plus possible, ne serait-ce que pour effectuer les démarches de base auprès des services de l’Etat─, qui est devenu indispensable. Il est en effet devenu possible d’échanger un flux important d’information simplement et rapidement, tout comme de piloter le travail des équipes et de services aussi divers que l’administratif, le financier, ou encore le commercial et le marketing ─ pour ne rien dire de la communication, pour laquelle le digital est aujourd’hui presque une seconde nature. Cependant, tout cela demande désormais un investissement en termes de matériel, hardware et software, ainsi que la mise en place de process de maintenance de la part des entreprises.

Des problématiques transversales

Les responsables informatiques au sein des entreprises sont confrontés à de nombreuses problématiques, évidemment propres à chaque entreprise. Toutefois, des besoins communs apparaissent régulièrement. Le premier, d’ordre pratique et opérationnel, est celui de la compatibilité entre les différents systèmes. Il est en effet nécessaire que les différents outils permettent l’échange des informations pour arriver à la synergie indispensable au sein des entreprises. Une autre problématique, rendue essentielle par le développement des technologies de l’information, est celle du stockage des données (point important d’un point de vue légal avec la mise en place des règles de la RGPD), mais aussi et surtout l’exploitation de ces données, qui sont véritablement vitales pour les entreprises, qui en ont besoin pour construire leur stratégie de développement.

Mettre en place les outils adaptés à la situation de chaque entreprise

S’équiper des machines ne suscite que peu de questionnements (à l’exception de quelques métiers, qui ont des besoins particuliers). En revanche, l’équipement en termes de logiciels professionnels, ou progiciels, peut s’avérer plus épineux. Il convient tout d’abord de définir quels sont précisément les besoins, et ce pour chaque fonction de l’entreprise. Les services des ressources humaines auront des exigences qui ne sont pas celles des services financiers et administratifs, ni ceux des commerciaux et de la gestion opérationnelle. Il convient dès lors de déployer les outils les plus adaptés à chaque fonction, et à l’utilisation qui en sera faite.

Cependant, il convient de ne pas oublier que chaque entreprise est unique, et ce à bien des égards. Les différents secteurs d’activité peuvent induire des exigences particulières, et les versions de base des logiciels les plus usuels ne seront pas forcément adaptées à l’utilisation qui devra en être faite. Il en est de même pour la structure propre de chaque société, qui peut exiger la mise en place de fonctionnalités particulières. Dans bien des cas, il est possible d’adapter les différents logiciels à ces situations spécifiques, à travers l’installation de modules complémentaires. Cela peut toutefois se révéler assez coûteux ; et ne répond pas toujours à certaines demandes particulières. L’acquisition de progiciels spéciaux devient alors une nécessité, à laquelle les entreprises ne peuvent déroger sans compromettre leur fonctionnement. L’univers du BTP est à ce titre un bon exemple.

Des exigences particulières qui appellent des outils dédiés

Si le BTP constitue un des principaux secteurs d’activité de France, à tel point que certains y voient un indicateur de la santé économique de notre pays ; il n’en reste pas moins que sous ce nom se nichent des réalités très diverses ─ et des besoins qui ne le sont pas moins. Toutefois, s’il y a au fond assez peu en commun entre un grand groupe de promotion, un fabricant de matériaux, un cabinet d’architecte et une entreprise de travaux ; tous doivent évoluer ensemble pour que les différents projets puissent aboutir. Les logiciels qu’utilisent ces entreprises doivent donc tenir compte des contraintes communes rencontrées par ces nombreux acteurs, comme les délais, les états d’avancement de chaque chantier, ou encore les flux logistiques des matériaux nécessaires ou les disponibilités des équipes. Dès lors, et même si cela peut ressembler à des problématiques communes à bien d’autres secteurs d’activité, le BTP se doit de pouvoir bénéficier d’outils logiciels qui connaissent toutes ces particularités sectorielles.

Il est bien entendu possible pour les professionnels du BTP d’utiliser les logiciels les plus courants pour de nombreuses parts de leur activité : un logiciel de paie standard, tel que développé par les plus grands éditeurs, répondra probablement parfaitement à leurs attentes. Cependant, l’adaptation des logiciels utilisés aux contraintes propres à l’entreprise comme aux réalités du secteur sera probablement nécessaire (le BTP se signale notamment par une dimension réglementaire très présente). Aussi, malgré la pertinence des logiciels habituels ─ et la possibilité toujours présente de les adapter aux particularités des entreprises à travers l’installation de modules complémentaires ─ il reste néanmoins de nombreuses particularités, propres au secteur du BTP, auxquelles ces outils ne sauraient répondre de manière efficiente. De fait, et comme dans tous les métiers, le recours à des solutions dédiées est souvent impératif, malgré le coût que cela peut représenter.